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FAXをEメールで受信して紙を減らし便利に

FAXをEメールで受信して紙を減らし便利に

筆者は昨年から個人事業主として独立しています。顧客先を訪問して、営業したり、開発支援したり、交渉したりという毎日なのですが、困っていることがありました。それは、自宅に届く顧客からのFAXです。

このFAXを何とかできないか、試行錯誤した結果「EメールでFAXを受ける」という方法にたどり着きましたので、共有させて頂きます。

しぶしぶFAX導入したが、とにかく不便!

しぶしぶFAX導入したが、とにかく不便!
しぶしぶFAX導入したが、とにかく不便!

筆者は以前、外資系企業で長らく勤めており、FAXを使うことなど年に一度あるか、ないかという程度でした。しかし、独立した後、お客さんの多くが中小企業となったため、注文などをFAXでいただくことが激増しました(お客さんの中には、パソコンを一切使わないおじいちゃんもいます)。パソコンを使う必要がなく、直感的に受信送信ができるFAXは便利であるため、まだまだ利用されています。

しかし、筆者はそもそもFAXを持っていなかったどころか、固定電話の回線もありませんでした。固定電話の番号を入手すべく、地元のケーブルテレビ業者が提供する固定電話回線を契約し、新たに電話・FAX受信機本体を購入することになりました。固定電話回線の出費は年間1万~2万円程度で、FAX受信機はコードレス電話を合わせて1万円程度と、独立直後ではかなり大きな出費となりました。

しかしながら、FAXは当然「紙で受信」するものです。困ったのは出先にいるとき、特に出張中です。私には妻がいますが、妻は出張が多い仕事で働いているので、お互い出張中だったりすると、届いていたFAXに気が付いたのが3日後なんてこともありました。お客さんからは「FAXしたのに連絡しないなんて失礼だ」と言われたこともありました。

ちゃんとした企業であれば、受付の事務の人をおいて、FAXがきたら「FAXきたので写真とって送る」といったことをお願いできます。ただ、私は個人事業主でそうした事務スタッフを雇う余裕がないので困っていました。

メールでFAXが受信できることを知る

メールでFAXが受信できることを知る
メールでFAXが受信できることを知る

「出先でFAXが見られなくて困っているんだよね」という話を、個人事業主仲間にしたところ「今はEメールでFAXが見られるサービスがある」と教えてくれました。何と、固定電話回線も、FAX受信機も不要で、月額1,000円程度払うだけでこうしたサービスが利用できるのです(既にもろもろ契約してから知ったので、お金が無駄になってしまいました)。

筆者が使っているのは、NTTコミュニケーションズが提供する「Bizfax」というサービスですが、これ以外にも様々な企業がインターネットからFAXが読めるサービスを提供しています。比較検討して、気に入ったものを利用されるのがよいかと思います(どの企業もサービスにはそこまで大きな違いはありません)。

EメールでFAXを受信するのは、具体的に以下のような流れになっています。

  1. NTTコミュニケーションズから、各利用者に専用のFAX番号が提供されます。
  2. 提供された番号にFAXが来ると、「FAXが到着しました」というメールがユーザーに届きます。
  3. 提供されたIDとパスワードを使って、Bizfaxのページにログインすると、FAXを確認することが可能です。

なお、受診したFAXは「PDFファイル」もしくは「TIFFファイル」でダウンロードすることができます。もちろん、こうしたファイルはパソコンやスマホの中に保存することもできますし、メールやメッセージアプリで送って他の人と共有することもできます。

逆に、A4サイズなどのPDFファイルをそのままFAXとして送信することもできます。最近のMicrosoft Officeでは、デフォルトで「PDF形式として保存」することができるため、Wordファイル、ExcelファイルなどもすぐにFAX送付できます。

早速このサービスに切り替えてからは、とても便利になりました。お客様によっては一日に何度もFAXが送られることもありますが、海外出張中であっても即座にFAXを確認したあと、お客様に「FAX見ました」と電話したり、FAXを返送したりすることができるようになりました。

FAXをメールで読めるので、便利で地球にやさしい

FAXをメールで読めるので、便利で地球にやさしい
FAXをメールで読めるので、便利で地球にやさしい

FAXがなくなってよかったことは、それだけではありません。

1.紙を使わない=地球にやさしい
多くのFAXは一度読んですぐに読み捨ててしまうものです。こうしたFAXを読むために、自分でFAX用紙を購入するのは環境のために良くないと思っていました。EメールでFAXを読めるようになってからは、FAX用紙どころかFAX受信機自体が不要になったので、紙が不要になり、そしてFAX受信機の電気代もわずかながら削減することができるようになりました。

2.家のスペースが節約できた
FAX受信機を置くために、家の書類棚を移動させることになり、書類の出し入れが不便になっていました。これも、FAX受信機自体が不要になったので、書類棚をもとの位置に戻すことができ、便利になりました(我が家は狭いので、スペース重要です)。また、予備の紙を保管しておくスペースも同様に不要になりました。

3.FAXの掃除がいらなくなった
FAX受信機の紙を入れる部分は、放っておくとほこりがたまってくるので、2週間に一度ほど、乾いた布で拭いてほこりを取っていました。この地味に面倒な作業も、FAX受信機自体が亡くなったので不要になりました。

このように、FAX受信機が自宅からなくなったらよいことばかりになりました。「FAX自体は好きでないが、お客さんの関係上使わざるを得ない」という方は、FAX受送信のインターネットサービスをぜひお試しになることをおすすめします。

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